L’archiviazione fisica è la procedura che cataloga, conserva e tutela i documenti cartacei per renderli sempre fruibili e accessibili nei termini e nelle modalità previste dalla Legge.
Una pratica indispensabile per Enti pubblici, aziende e chiunque si ritrovi nelle condizioni di dover gestire grandi quantitativi di documenti in carta, che si accatasta negli scaffali e negli archivi.

Documenti che per legge devono essere conservati dai 5 ai 10 anni e che le vigenti norme sulla sicurezza impone che debbano essere archiviati in locali consoni ad un’adeguata certificazione ignifuga.

Ogni archivio preso in carico viene tutelato sin dalla sua formazione: sin da subito viene organizzata una strutturazione organica e funzionale dei documenti in modo che l’archivio nel tempo possa mantenere lo stato di buona conservazione dei documenti e di facilità di accesso alle pratiche.

Oltre all’archiviazione dei documenti – l’allocazione fisica del cartaceo in magazzini ignifughi e controllati – il servizio prevede la distruzione a norma di legge dei documenti non più necessari.

Per Comuni ed Enti Pubblici, il servizio comprende un’offerta di scarto di archivio, per la decisione  consapevole e non arbitraria dei documenti da eliminare che non rientrano come materiali di interesse storico (art. 169 del Codice dei beni culturali e del paesaggio).

Tutti i documenti contenenti dati sensibili sono trattati nel rispetto della privacy, anche in fase di smaltimento

L’archiviazione digitale è la procedura informatica che dematerializza i documenti per renderli sempre fruibili e accessibili a tutti.

Per garantire una documentazione a conservazione perenne, inoltre, la digitalizzazione consente la scansione di mappe storiche anche in formato (fino f.to A0), che possono essere facilmente trasmette e replicate.